Dưới đây là cách phân biệt HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ và KHÔNG CÓ MÃ của CƠ QUAN THUẾ (CQT) theo quy định hiện hành tại Việt Nam (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC):
Quy trình xuất hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế có sự khác biệt rõ rệt về trình tự thực hiện và thời điểm gửi dữ liệu. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết dựa trên các nguồn cung cấp:
1. Trình tự các bước xuất hóa đơn
Sự khác biệt lớn nhất nằm ở bước cấp mã từ cơ quan thuế trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng,:
| Bước | Hóa đơn điện tử CÓ MÃ | Hóa đơn điện tử KHÔNG MÃ |
|---|---|---|
| Bước 1 | Lập hóa đơn điện tử.2 Hướng dẫn
| Lập hóa đơn điện tử. |
| Bước 2 | Ký số trên hóa đơn. | Ký số trên hóa đơn. |
| Bước 3 | Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để hệ thống cấp mã. | Gửi trực tiếp cho người mua. |
| Bước 4 | Gửi hóa đơn đã có mã cho người mua. | (Không có bước này) |
2. Chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế
Việc chuyển dữ liệu đối với hai loại hóa đơn này được quy định như sau:
- Hóa đơn có mã: Dữ liệu được gửi và lưu trữ tại cơ quan thuế ngay tại thời điểm cấp mã. Người mua có thể tra cứu thông tin hóa đơn ngay lập tức trên website của Tổng cục Thuế,.
- Hóa đơn không mã: Doanh nghiệp chủ động gửi hóa đơn cho khách trước, sau đó mới gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo một trong hai hình thức:
- Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu cùng kỳ với tờ khai thuế giá trị gia tăng.
- Gửi đầy đủ nội dung hóa đơn chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
3. Đánh giá tính linh hoạt và rủi ro
Dựa trên quy trình thực hiện, mỗi loại hình có những ưu và nhược điểm riêng ảnh hưởng đến vận hành của doanh nghiệp:
Tính linh hoạt về thời gian:
- Hóa đơn không mã mang lại sự chủ động và linh hoạt cao hơn vì doanh nghiệp có thể ký và gửi ngay cho khách hàng mà không cần chờ đợi hệ thống thuế phản hồi.
- Hóa đơn có mã phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống cấp mã của cơ quan thuế; nếu hệ thống gặp sự cố, việc xuất hóa đơn sẽ bị gián đoạn.
Trách nhiệm kiểm soát:
- Với hóa đơn có mã, doanh nghiệp không cần lo lắng về việc quên gửi dữ liệu vì bước này đã nằm trong quy trình cấp mã.
- Với hóa đơn không mã, doanh nghiệp phải tự kiểm soát chặt chẽ việc gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để tránh rủi ro bị phạt do chậm trễ.
Độ tin cậy:
- Hóa đơn có mã thường được khách hàng tin tưởng hơn do có sự xác thực ngay từ cơ quan thuế và tính bảo mật cao.
Ví dụ minh họa: Để dễ hình dung, hóa đơn có mã giống như việc bạn gửi một bưu phẩm qua bưu điện, bưu điện phải đóng dấu xác nhận (cấp mã) thì món hàng đó mới được coi là hợp lệ để chuyển đi. Trong khi đó, hóa đơn không mã giống như việc bạn gửi một email trực tiếp cho đối tác, sau đó cuối ngày hoặc cuối tháng bạn mới in một bản báo cáo danh sách các email đã gửi để nộp cho quản lý theo dõi.
